Miten yhteisöllisyyttä rakennetaan etänäkin?
Tänä kesänä on riittänyt jälleen vitsiä Suomen keleistä. Kun Helsingissä hellerajaa ei olla vielä elokuuhun mennessä paljoa paukuteltu, on itselläni työpiste vielä töihin palattuanikin ollut siinä valmiustilassa, että kauniin kesäpäivän sattuessa voin tehdä töitä joustavammin esimerkiksi kesämökin terassilta. Asiakkaat tavoitan tarvittaessa virtuaalisesti ja työkavereiden kanssa sometellaan päivän mittaan paikasta riippumatta. Meillä etätyö onkin normi. Siitä ei sen kummemmin puhuta. Sitä tehdään. Tämä tilanne on myös monessa muussa suomalaisyrityksessä.
Kun fyysiset kohtaamiset vähenevät, nousee kysymyksesi, miten yhteisöllisyyttä rakennetaan etänäkin. Digitalisaatio on mahdollistanut sen, että työympäristömme ei rajoitu enää konttorien seinien sisään. Saman aikaisesti suhtautumisemme työhön on muuttunut etenkin uusien sukupolvien siirtyessä työelämään. Etä- ja läsnätyössä työympäristö pitääkin nähdä aiempaa monimuotoisempana ja joustavampana kokonaisuutena.
Itse koen, että edellä mainitun haasteen sijaan digikausi on tuonut ennen kaikkea mahdollisuuden, jossa kahvipöytäkeskusteluiden ja lounasporukoiden sijaan meillä on todelliset valmiudet luoda yhteiset sosiaaliset kanavat – kanavat, jotka ylittävät perinteiset tiimi- ja organisaatiorajat. Yhdistäähän sosiaalinen media jo nyt yhteisöt ympäri maailmaa. Mutta kuinka tällaista yhteisöllisyyttä sitten rakennetaan yrityksissä? Listasin muutaman käytännön vinkin, joita esimerkiksi meillä hyödynnetään vuorovaikutteisen työyhteisön kehittämiseksi.
#1 Sisäinen sähköposti on nykyajan työhäirintää sekä kaiken lisäksi typerää
On sanomattakin selvää, että etätyö edellyttää toimivia yhteyksiä ja yhdessä sovittuja viestintäkanavia. Moni organisaatio silti hairahtuu luulemaan, että sähköpostikeskustelu on se oikea tapa kommunikoida. Näin ei ole. Se on häiritsevää sekä tiedon pirstaloimista ja sen piilottelua tietotyön murroksessa, jossa pyrkimyksenä on avoin kommunikaatio. Yhteisölliset työkalut kuten Yammer ja Teams sen sijaan mahdollistavat monipuolisemman keskustelukanavan, joista avun saa osoitetun henkilön lisäksi laajemmalta ryhmältä. Sähköpostiviesteillekin on toki paikkansa, mutta kun pysähtyy kokeilemaan yhteisöllisiä kanavia yhä useammassa tilanteessa, ovat edut havaittavissa erittäin nopeasti. Somen ja intranetin yhdistäminen onkin selkeä askel kohti yhteisöllistä työyhteisöä.
#2 Jokaisella on roolinsa sisällöntuottajana
Edelliseen viitaten uskon, ettei mikään luo yhtä paljon yhteenkuuluvuutta kuin se, että työntekijät kokevat, että heitä kuullaan ja että heidän ideoita arvostetaan. Vaikka koko henkilöstön muuttaminen sisällöntuottajiksi saattaa kuulostaa pilvihattaroiden piirtelyltä, tulisi sen olla silti jokaisen yhteisöllisyyteen pyrkivän organisaation tavoitetila. Teknologiajohtajamme Ilija kirjoitti vastikään, kuinka meillä haastettiin olemassa olevat kommunikaatiotavat ja panostettiin yhteisölliseen keskusteluun ja innovointiin. Pienenkin idean tai mielipiteen äänen sanomista ei tulisi enää tietoyhteiskunnassa ”pelätä”. Sisällöntuottajan rooleja on myös erilaisia. Toimitusjohtajan blogi, työntekijän jakama kehitysidea ja kommentti yhteisessä Yammer-keskustelussa ovat kaikki esimerkkejä avoimen yritysviestinnän sisällöntuotannosta.
#3 Nähdään kun sovitaan
Vaikka teknologia mahdollistaa sen, että käytännössä voimme työskennellä paikkariippumattomasti, syntyy yhteisöllisyys myös edelleen vahvasti kasvotusten tapaamisissa. Etenkin esimiesten tulisi varmistaa, että he ovat läsnä alaisilleen tarvittaessa. Itsellämme on käytössä mm. coworking-tilat ja yhteiset maanantaiset viikkopalaverit, jotka ovat kiva tapa aloittaa viikko työkavereiden kanssa. Perjantaisin järjestämme taas rennompimuotoisia palavereja, joihin osallistuminen on vapaaehtoista. Lähes kaikkia ovat silti aina paikalla. Riittävän usein järjestettyjen fyysisten kohtaamisten jälkeen yhteisöllisyyttä on helpompi rakentaa myös digitaalisissa kanavissa.
#4 Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa – video vieläkin enemmän
Videoviestintä on edelleen kasvava trendi organisaation sisäisenä viestinnänvälineenä sen vaikuttavuudesta johtuen. Kun joustavassa työssä etäpalaverien määrä on kasvanut, luo videoyhteys Skype-palavereissa aivan toisenlaisen yhteisöllisen kokemuksen kuin pelkkä ääniyhteys. Videot mahdollistavat myös vaikuttavan tavan viestiä yhdessä aika- ja paikkariippumattomasti. Johdon terveiset, tiedotteet, koulutukset tai asiakaskokemusten jakaminen ovat vain muutamia esimerkkejä yrityksen videoviestinnän mahdollisuuksista.
#5 Johda muutosta tietoisesti ja esimerkillä
Lopulta kyse on jälleen kulttuurista. Jokaisessa yrityksessä on oma kulttuurinsa, jonka pohjana on etenkin sen johtajiensa tuottama perintö. Kulttuuri kertoo koko työyhteisölle mitkä ovat arvomme, kuinka johdamme ja olemme johdettavina. Mieti siis luotko yhteisöllistä työyhteisöä, jossa tuetaan avoimuutta, luovuutta ja innovaatioita. Toisin sanoen työkalut ja teknologia ovat mahdollistajia, mutta niiden sujuva käyttö lähtee yrityksen syvemmästä olemuksesta ja siitä kokeeko työyhteisö, että heitä kannustetaan viestimään avoimesti.
Me Cloudrivenilla autamme organisaatioita kehittämään vuorovaikutteisia työyhteisöjä, joissa innovointi ja fiksummat tavat tehdä työtä yhdessä mahdollistetaan digitalisaatiota ja kannustavaa johtamista hyödyntämällä. Ole siis yhteydessä, jos sinä tai yrityksesi pohditte näitä teemoja!
