Säädä vähemmän – saat aikaan enemmän

, , , , , , ,

Tuntuuko siltä, että teet paljon töitä, mutta et saa juuri mitään aikaiseksi? Ei hätää, et varmasti ole yksin. Kärsin aikaisemmin itsekin vaivasta, jota kutsun säätämiseksi. Se on läheistä sukua keskittymiskyvyttömyydelle, tyhjäkäynnille ja päämäärättömyydelle. Olen päätellyt, että säätämisen yleistyminen erityisesti tietotyöläisten arjessa liittyy siihen, että samanaikaisesti hoidettavia ja seurattavia asioita on yksinkertaisesti liikaa.

Työtehon ja tulosten kannalta säätäminen on turmiollista; sen vakavin oire on nimittäin se, että mikään asia ei tunnu valmistuvan. Tämä johtaa onnettomaan kierteeseen: kun todo-listalta ei voi vetää mitään yli, ei synny onnistumisen kokemuksia, mikä taas johtaa motivaation laskuun.

Onneksi vaivaan on lääke. Aloitin paranemisen välittömästi, kun tulin töihin Cloudriveniin. Vaikka oireita vielä esiintyykin aika ajoin, oloni on helpottunut ja – mikä tärkeintä – voin pyyhkiä ToDo-listalta viikoittain jotain pois. Säätämisestä kärsiville suosittelenkin seuraavaa kolmen kohdan kuuria.

1) Johda viikkoja, älä vuosia

Toimitusjohtajamme Jukan ajaton viisaus on, että muutosta ei voi johtaa viikonlopun yli. Jos tekemistä ei seurata viikoittain, kiusaus siirtää tehtävien hoitaminen eteenpäin on suuri. Liian löysät ja pitkät aikarajat passivoivat, koska ihminen luonnostaan aliarvioi tehtävien suorittamiseen tarvittavan ajan. Viikkotasolla on myös helppo varmistaa, että kaikki tekevät varmasti oikeita, tavoitteiden kannalta merkityksellisiä asioita.

Cloudrivenissä meillä on luonnollisesti tiettyjä strategisia tavoitteita ja mittareita. Sen sijaan, että seuraisimme mittareita vain kvartaaleittain tai kerran vuodessa, pystymme omasta, suorituksen johtamiseen suunnitellusta Habitistamme tarkastelemaan mittareita viikoittain. Näin voimme reagoida nopeasti muutoksiin, ja henkilöstön motivaatio ja sitoutumisaste pysyy korkeana, koska näemme konkreettisesti, että omilla teoillamme on merkitystä.

Oman tekemisemme vaikutukset näkyvät suoraan yrityksen strategisissa mittareissa.

Oman tekemisemme vaikutukset näkyvät suoraan yrityksen strategisissa mittareissa.

2) Valitse kolme asiaa, jotka lupaat saada viikon aikana valmiiksi

Viiden päivän työviikko on yllättävän lyhyt aika, kun taas vuosi tuntuu jo lähes ikuisuudelta. Vuodessa on kuitenkin vain 52 viikkoa, joista työssäkäyvällä kuluu reipas kuukausi kesä- ja talvilomiin sekä arkipyhiin. Työviikkoja kertyy vuodessa keskimäärin noin 47.

Olemme itse tulleet siihen tulokseen, että viikon aikana kannattaa keskittyä kolmen asian hoitamiseen. Siksi lupaamme aina maanantaipalaverissa saada viikon kuluessa valmiiksi valitsemamme kolme tehtävää. Määrä saattaa kuulostaa pieneltä, mutta näiden tehtävien lisäksi meillä on jokaisella omaan toimenkuvaamme liittyviä vastuita, jotka vievät aikaa. Vaikeinta onkin saada mitoitettua tehtävät oikean kokoisiksi: jos haukkaa liian ison palan, aika loppuu kesken. Johtamisjärjestelmämme ansiosta itselleni on muodostunut selkeä käsitys siitä, mitä työviikon aikana ehtii saada aikaiseksi. Tämä helpottaa huomattavasti omaa ajanhallintaa.

47 viikkoa x 3 tehtävää = 141 tehtyä tehtävää vuodessa. Säätämällä ei taatusti päästä tällaisiin lukuihin!

3) Motivoi luomalla positiivista sosiaalista painetta

Maanantain ”laputuspalaverissa” käymme yhdessä läpi kaikki edellisen ja alkavan viikon tehtävät. Kun jokainen pääsee vuorollaan kertomaan tekemisistään, luo se positiivisen sosiaalisen paineen tehtävien suorittamiselle. Aina on mukavampi kertoa saavutuksistaan kuin selitellä tekemättä jättämisiään! Kirjoitamme tehtävät post-it-lapuille ja palaamme niihin taas ensi viikon palaverissa.

Seuraamme tehtävien suorittamista myös omassa Habitissamme. Jokaisesta tehdystä ”post-it-lapusta” saa pisteitä ja tulosnäkymästä on helppo tarkistaa, kuinka moni on päässyt viikkotavoitteeseensa. Jotta pisteillä olisi merkitystä, niillä voi hankkia Habitin pistekaupasta pieniä palkintoja, kuten pullon kuohuvaa.

Raportoimme ja seuraamme strategisia mittareita Habitissa viikoittain.

Raportoimme ja seuraamme strategisia mittareita Habitissa viikoittain.

Habitissa positiivista sosiaalista painetta luodaan kannustavalla pistekilpailulla. Pisteitä saa suoritetuista tehtävistä.

Habitissa positiivista sosiaalista painetta luodaan kannustavalla pistekilpailulla. Pisteitä saa suoritetuista tehtävistä.

 Pistekaupasta voi hankkia pieniä palkintoja.

Pistekaupasta voi hankkia pieniä palkintoja.

Lopeta siis säätäminen ja aloita saavuttaminen! Kerromme mielellämme lisää siitä, miten voit tehostaa itsesi ja tiimisi johtamista. Jätä sähköpostiosoitteesi alle ja tarjoamme sinulle ilmaisen ensiavun akuuteimpaan hätään.

[contact-form-7 404 "Not Found"]