Tulevaisuuden toimisto – Office as a Service

, ,

”Noin 30 vuotta sitten Digital Corporation teki tulevaisuuden toimiston. Nykyaikainen tulevaisuuden toimisto on hyvin erilainen kuin se”, kirjoitan aineessani. Olen yhdeksän vuotias ja kirjoitan tulevaisuudestani 30 vuoden kuluttua. Olin inspiroitunut isäni työnantajan ajatuksista, jotka katsoivat pitkälle tulevaisuuteen.

Nyt vuotta etuajassa uskon, että olemme astuneet tuohon tulevaisuuteen. Uuden työn vuosi 2017 on tämä käännehetki, kun työnantajani Cloudriven astuu uuden työn aikakauteen myös toimistoratkaisun rintamalla. Taakse saa jäädä perinteisen toimistohotellin tunkkaisten koppien tunnelma. Sen sijaan hankimme toimitilamme aidosti palveluna. Palveluna, jota ei määritä fyysisen tilan tarve tai henkilöstön perusteella laskennallisesti mitoitetut konttorineliöt, vaan aito tarve.

Kuten vuoden alussa kirjoitin, uusi työ on työympäristön, toimintamallien, johtamiskulttuurin ja yksilön oman johtamisen yhdistelmä. Se on maailma, jossa yritys luo puitteet palkan maksuun, vakiintuneeseen työyhteisöön ja hyvissä tapauksissa yhteiseen visioon. Se ei kuitenkaan määritä paikkaa, jonne olisi fyysisesti tultava. Työtä voi tehdä ajasta ja paikasta riippumatta siellä, missä yksilö kulloinkin näkee parhaaksi.

Saadakseen työntekijänsä kukoistamaan, yrityksen on tärkeä määrittää yhteisölleen tapaamispaikka, jonne toisinaan halutaan tulla. Sen vuoksi viime vuoden lopulla listasimme millaiseen työhön kulttuurimme ohjaa ja millaiset toimistofasiliteetit siihen tarvitsemme. Kun huomioidaan, että organisaatiomme on vahvassa kasvuvaiheessa, oli yhtälö kustannusrakenteeltaan mahdoton. Neliöt, joita kaipaamme tilankäytön piikkeinä, olisivat normaalisti alle 20% käyttöasteella. Oli siis aika katsoa ongelmaa toisin.

Pohdintamme kiteytyi muutamaan havaintoon:

  • Tuttujen kanssa ja kasvokkain moni asia on vieläkin arvokkainta tehdä. Erityisesti uudet ideat ja visuaalinen johtaminen vaativat aitoa läsnäoloa ja kaikkien aistien tuomista yhteen.
  • Luonteeltaan joustavan työn tulisi vapauttaa toimistoajattelumme omasta tilasta vapaammaksi kokonaisuudeksi. Palaveria on turha sitoa itse omistettuun yhteen fyysiseen lokaatioon. Meille vai teille – no miksei mennä, vaikka naapurin ravintolaan?
  • Vuorovaikutus ja verkottuminen ovat jatkuvasti keskeisemmässä roolissa organisaation menestyksessä. Käymme jatkuvasti verkostoitumistapaamisissa ja hakeudumme keskusteluihin erilaisia ajatuksia edustavien ihmisten kanssa. Miksemme tekisi päivittäin töitä tällaisessa ympäristössä, sen sijaan, että suljemme kaikki ne ajatukset toimistomme neljän seinän ulkopuolelle.

Vastaus tuli jälleen toimialaa perinteisesti katsovien operaattoreiden ulkopuolelta. Jos kerta pilvipalvelutarjoajat ovat poistaneet täysin oman IT-infrastruktuurin tarpeen, miksei toimistoakin voisi tarjota OaaS-palveluna? Määrittelimme käyttötapauksestamme Office as a Service kokonaisuuden ja etsimme sille operaattorin.

Meille uuden työn mallien ja organisaatiomme kulttuurin luonteen mukaisesti OaaS-palvelumme keskiössä ovat:

  • Joustavat työtilat organisaation tapaamisiin ja päivittäiseen työhön
  • Vuorovaikutteiset flexi-alueet, jotka skaalautuvat muiden organisaatioiden käytön kautta
  • Kannustava toimenpidehuone, joka visuaalisen johtamisen kautta varmistaa organisaation identiteetin

Aivan, kuten IT-palvelujen osalta, yritysten identiteetti ja kulttuuri ohjaavat myös tilan tarvetta. Tilat, jotka ovat meidän maanantaisen lähipäivän keskeinen elementti, toimivat keskellä viikkoa suuryritysten tai myyntikäynnillä Helsingissä olevien satelliittitoimistona. Loppuviikosta samat tilat valjastetaan rentoihin asiasisällöllisiin verkostoitumistapahtumiin.

Kuulostaako utopialta? Ehkä, mutta kuten jo 1980-luvulla tietotekniikan tukemat avokonttorit olivat edelläkävijöiden arkipäivää, tämäkin on jo reaalimaailmaa. Tule mukaan ”Uuden työn” päiväämme 27.4. (tai koska vain) tutustumaan kuinka me Cloudrivenillä teemme työtä Work & Meet tilaratkaisuiden tukemana. Yhdessä asetamme uudet normit tulevaisuuden toimistolle.

 


Ilmoittaudu tapahtumaan: