”Älä tallenna sitä OneDriveen!” – Dokumentit julki!

,

Valmistellessani tätä dokumenttia mietin jälleen kerran, minne sen tallennan. Mitä jos talletan sen työpöydälleni? Siitä se on niin helppo löytää. Nopea tapa on myös tallettaa sen OneDriveen. Office tukee sitä suoraan ja tarvittaessa voin jakaa sen helposti sieltä. Yksi vaihtoehto on jokin SharePoint -työtila, mihin sen voin tallettaa. Uusimpana vaihtoehtona on käyttöönottamamme Microsoft Teams. Hetkinen, onkohan meillä vielä se Z:-levykin käytössä? Mitä jos vain lähetän sen sähköpostilla liitetiedostona?

Maaginen vastaus kysymykseen on konteksti, mihin dokumenttini liittyy. Lähtökohtaisesti mikään dokumentti mitä työssäni työstän, ei ole minun, vaan kuuluu jollekin tiimille, projektille, asiakkaalle, funktiolle, prosessille tms. Asiakkaalle työstämäni dokumentti kuuluu joko myyntitiimille tai asiakastiimille. Projektitoimitukseen liittyvä määrittely kuuluu projektitiimille. Tuotteeseen liittyvä tekninen kuvaus kuuluu tuotekehitystiimille. HR-tiimissä työstämäni työpaikkailmoitus kuuluu HR-tiimille. Koska markkinointitiimimme haluaa minunkin kirjoittavan blogiin sisältöä, on heidän vastuullaan ylläpitää paikkaa, mihin voin tämän tallettaa ja missä voin tätä työstää.

Näin ollen oikea paikka dokumentilleni on mielestäni markkinointitiimin SharePoint-työtila tai Teams.

M365

Minun ei tule tallettaa dokumenttia ainakaan työpöydälleni, mistä kukaan muu ei pääse siihen kiinni. En edes itse pääse dokumenttia katsomaan tai muokkaamaan millään muulla laitteella kuin tällä, millä tätä kirjoitan.  OneDrive on parempi, koska voin työstää dokumenttia millä laitteella vaan, mutta oletuksena yhä vain minä pääsen sitä hyödyntämään. Voin tosin jakaa sen markkinoinnin kanssa, mutta tärkeämpää on, että dokumentti on heidän käytettävissä myös jatkossa, vaikka roolini muuttuisi tai henkilö markkinoinnissa vaihtuu. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi myyntimateriaalin jakamisen kanssa koko myyntitiimin kesken tai asiakasdokumenttien jakaminen jopa asiakkaan kanssa.

Intrasta löytyy SharePoint-työtila, missä markkinointitiimi on jakanut kansion mihin voin tallettaa tämän tietäen, että he pääsevät siihen kiinni ja on heidän vastuullaan ylläpitää käyttöoikeuksia sekä dokumentin elinkaarta. Tiimi on myös voinut tehdä sisäisen työnkulun Microsoft Flown avulla oikoluvun ja julkaisun automatisoimiseksi.  He voivat työstää omia, tiimin sisäisiä dokumenttejaan samassa työtilassa.

Markkinointitiimi hyödyntää myös Microsoft Teamsiä, mihin tiimi on siirtänyt keskustelun pois sähköpostista, blogikirjoitusten julkaisuaikataulun Planneriin sekä linkkejä ja vinkkejä kirjoittamisesta. Siellä voin lisäksi vaihtaa ajatuksia muiden kirjoittajien kanssa saaden aikaisessa vaiheessa palautetta dokumentistani.

Ensi kerralla, kun aloitat dokumentin työstämisen, mieti ennalta mihin se tulee tallettaa. Tiedäthän sähköpostia kirjoittaessakin, kenelle sen lähetät. Samalla tavalla voit aloittaa dokumentin kirjoittamisen dokumentin kohdekansiosta tai tallettaa sen suoraan sinne. Jos tiimissäsi dokumentteja jaetaan OneDrivesta, mieti voisitko tehdä keskitetyn dokumenttikirjaston tai kansion mihin dokumentit voidaan tallettaa alusta alkaen. Muista myös, että saat oman OneDriven lisäksi SharePoint Online -työtilat synkronisoitua OneDrive-työasemasovelluksella omalle koneellesi, jolloin dokumentit ovat resurssienhallinnan kautta helposti käytettävissä.

P.S. Vanhana SharePoint-konkarina tiesin kyllä mihin talletan dokumenttini, vaikka vaihtoehtoja onkin useita. Vastauksena kysymykseesi: ”Mitä tallettaa OneDriveen?”, vastaan: kaikki henkilökohtaiset dokumenttisi mitä et tule missään vaiheessa jakamaan ja mistä ei ole arvoa kellekään muulle, kuten matkalaskukopiot, kuitit, palkkakuitit yms.

Tulemme mielellämme auttamaan sinua, tiimiäsi tai organisaatiotasi matkalla modernin työn maailmassa. Kysy lisää.