Älä tee näitä virheitä intranetin käyttöönotossa

, , , , ,

Intranet, tuo vuorovaikutteisen työn mahdollistaja ja työpaikkojen arjen sankari. Se on järjestelmä, joka tekee päivittäisestä työstämme helpompaa ja avaa uuden maailman verkostomaiseen läsnätyöhön ajasta ja paikasta riippumatta. Vai menikö se niin? Monessa organisaatiossa intranet on edelleen enemmänkin kirosana kuin työtä tukeva palvelukokonaisuus. Missä siis mennään vikaan?

Työnteon muuttuessa intranetin tulisi tarjota mahdollisuudet ihmisten väliseen viestintään ja yhteistyöhön. Käytännössä voimme puhua kannustavasta työympäristöstä digitaalisessa muodossa. Vaikka lähtökohdat ovat herkullisemmat kuin koskaan, on suurena haasteena edelleen intranetin onnistunut käyttöönotto, loppukäyttäjien muutosvastarinnan lieventäminen sekä motivointi uusiin toimintamalleihin.

Onnistuneen käyttöönoton myötä työntekijät tuntevat uuden digitaalisen työympäristönsä. He osaavat hyödyntää sen mahdollisuuksia ja työtiloja käytännön arjessa ja intrasta saatavat hyöty on muutakin kuin etusivulle päivittyvä lounaslista. Kuinka sitten voidaan välttää ne suurimmat sudenkuopat uuden intran käyttöönotossa? Asiakkaidemme kanssa pyrimme varmistamaan vähintäänkin seuraavat viisi näkökulmaa.

#1 Muotoile digitaalinen työympäristö parhaan asiakaskokemuksen näkökulmasta

Organisaation kilpailukyky määrittyy tänä päivänä siitä, kuinka hyvin se onnistuu palvelemaan asiakkaitaan. Työntekijän arjessa asiakaskokemuksen pitäisi ohjata siis kaikkea tekemistä, jolloin työ tuottaa arvoa sekä sen tekijälleen että asiakkaalle ja työ tuntuu merkitykselliseltä. Valitettavan usein törmää kuitenkin edelleen intraneteihin, jotka rakennetaan asiakaslähtöisyyden sijaan organisaation funktioiden mukaisesti. Parhaiden intranetien perustana on hyvin tehty selvitystyö työntekijöiden motivaatioista ja työpäiväkokemuksesta erinomainen asiakaskokemus kulmakivenä.

#2 Älä elä harhaluulossa, että kouluttaminen riittää

Jes! Intra on saatu pystyyn ja nyt täytyy vain kouluttaa käyttäjät! Intranet-projektin kehitystiimi toivoo usein, että suurin työ on takanapäin, kun järjestelmä lanseerataan käyttäjille. Totuus on kuitenkin se, että puhtia on varattava myös käytön jalkauttamiseen. Palaa ajassa hiukan taakse päin ja muistele hetkeä, kun aloititte tiimisi kanssa intra-projektin. Kuinka monta keskustelua kävitte konsultin kanssa ja kuinka usein jouduitte taklaamaan ennakkoluuloja ja vastarintaa matkalla lopputulokseen? Onkin epärealistista ajatella, että loppukäyttäjän kohdalla voidaan hypätä suoraan kouluttamaan uusia työtapoja, kun ymmärrys ja halu puuttuvat. Sen sijaan tarvitaan kannustusta muutokseen. Motivoinnin voi aloittaa heti hankkeen alkamisesta lähtien.

#3 Valmentamistakin tarvitaan, mutta miten siinä onnistutaan?

Vaikka kouluttaminen on myös tärkeä osa uuden järjestelmän jalkauttamista, tulisi organisaatioiden kiinnittää huomiota yhä enenevissä määrin sen toteutustapoihin. Tarve oppia uusia taitoja korostuu digitaalisessa maailmassa, mutta samalla perinteinen kouluttaminen menettää tehojaan. Edelleen suositut luokkahuonekoulutukset sitovat henkilöresursseja silläkin kustannuksella, että jopa 67% opitusta asioista unohdetaan seuraavan 24 tunnin sisällä. Verkkokoulutuksilla voidaan ketteröittää toimintaa, mutta oppiminen mullistuu vasta kun tieto ja opit ovat löydettävissä silloin, kun työntekijä niitä tarvitsee. Esimerkiksi kehittämämme TrainEngage valmennusteknologia ohjaa käyttäjää askel askeleelta uudessa työympäristössä. Se toimii kuin digitaalinen kollega, joka tarjoaa apua aina tarvittaessa.

#4 Vuoren valloitusta vai matalia kynnyksiä?

Moderni intranet ei ole enää viestinnän tai HR:n ylläpitämä yksisuuntainen tiedotuskanava. Päinvastoin oikein muotoiltu intranet on kaikille tarkoitettu yhteistyön mahdollistaja. Uusien palveluiden käyttö voi tuntua kuitenkin kuin Mount Everestin valloittamiselta henkilölle, jolle kynnys viestiä tai kysyä apua yhteisissä sosiaalisissa kanavoissa on liian korkea. Osallistavat kilpailut, pelillistäminen ja kannustimet madaltavat kynnystä yhtyä keskusteluun eri kanavissa. Ne tekevät intrasta myös mielekkäämmän palvelun sen käyttäjille. Muista, että jokaisessa porukassa on edelläkävijöitä ja perästäseuraajia. Älä annan viimeisen ryhmän määrittää tahtia vaan tue innokkaita. Loputkin seuraavat!

#5 Valmistaudu projektiin, jota et saa valmiiksi

Kannustava ja sosiaalinen työympäristö ei ole koskaan valmis. Työtavat ja palvelut kehittyvät jatkuvasti ja sähköisen työympäristön on seurattava kehitystä. Uusi työ ja moderni intranet edellyttävätkin uudenlaista asennetta myös sen kehittäjiltä ja ylläpitäjiltä. Kuuntele ja kerää aktiiviesti palautetta sekä seuraa, mitä markkinoilla tapahtuu. Ole valmis muuttamaan toimintatapoja arvon tuottamiseksi, vaikka ne eivät olisikaan olleet osa alkuperäistä suunnitelmaa.

 

Haluatko tietää lisää tuotteista tai palveluistamme? Jätä yhteydenottopyyntö ja olemme sinuun yhteydessä pikimmiten!