Office Sway vie esityksesi aivan uudelle tasolle

, , , ,

Joulukuun puolivälissä Microsoftin uusi sovellus Office Sway tuli julkiseksi kaikille. Kyseessä on vielä toistaiseksi esiversio (preview), joten odotettavissa on lisää ominaisuuksia, mutta jo nyt Swayn näppäryys käy selväksi. Monin paikoin Swayta verrataan PowerPointiin ja jopa kerrotaan sen haastavan tai peräti ajallaan korvaavan PowerPoint-ohjelmiston. Itse en ehkä menisi aivan niin pitkälle, enkä näe lähitulevaisuudessa luopuvani esimerkiksi koulutuksissa käyttämistäni PowerPointeista ja siirtyväni pelkästään Swayn käyttäjäksi. Swaylla on kuitenkin omat vahvuutensa esimerkiksi PowerPointiin verrattuna.

Swayta käyttääksesi ei tarvitse asentaa ohjelmistoja tai maksaa lisenssimaksuja. Kyseessä on siis verkossa toimiva täysin ilmainen sovellus, jolla voit luoda Sway-esityksiä ja jakaa niitä helposti linkin avulla muille. Voit myös upottaa nettisivuillesi Swaylla tekemäsi esitykset. Tarvitset sovellusta käyttääksesi tällä hetkellä ainoastaan Microsoft-tilin, jolla kirjaudut sisään sovellukseen.

Itse esityksen tekeminen on helppoa ja jälki hienoa. Swayssa on luovuttu monien muiden Office-ohjelmien yrityksestä simuloida käsinkosketeltavaa elämää (ruutupaperit, sivut, diat/kalvot), ja työskentely on oikeasti digitaalista. Varsinaisia erillisiä sivuja ei ole, on vain erilaisia osioita. Voit lisätä otsikko-osioita, jotka lisäävät uuden jakson (section) väliotsikoineen, sekä tekstiosioita tai mediaa esimerkiksi suoraan Youtubesta tai OneDrivestä. Valikot ja työkalunauhat (ribbon) ovat kokonaan poissa, ja harvat ja valitut toiminnallisuudet on upotettu osaksi sivua loogisiin paikkoihin. Erityisesti kasvavalle joukolle tablettien ja mobiililaitteiden käyttäjiä voin kuvitella Swayn olevan miellyttävä tapa luoda näyttäviä esityksiä helposti ja nopeasti. Näen Swayn käytön tuovan helpotusta myös opiskelijoiden työskentelyyn.

Riippuen siitä, millä laitteella valmista esitystä ensisijaisesti katsellaan, voit valita rakenteen asetteluksi joko sivusuunnassa rullattavan (näppärä tableteilla) tai alaspäin vieritettävän (tavallinen tietokone). Myöhemmin on tulossa vielä lisää asettelumalleja. Erilaisia teemoja valmiiksi asetettuine fontteineen, värimaailmoineen ja taustoineen on tällä hetkellä 12, mutta oletettavasti niitäkin tulee lisää. Jos valinta silti on liian vaikea, voit aina klikata Remix!-painiketta ja antaa Swayn arpoa käytettävän teeman. Kuvaosion asetteluksi voit valita ryhmitellyn (group), pinotun (stack) tai erillään olevat kuvat. Itse ihastuin erityisesti pinottuihin kuviin.

Swaylla saat siis luotua esityksiä, ohjeita, valokuvakirjoja, webbisivuja sekä paljon muuta, ja lopputulos on jotain PowerPoint-esitysten ja visuaalisten webbisivujen välimaastosta. Toistaiseksi Swayta pystyy käyttämään kirjautumalla sivustoon, mutta Australiassa ja Uudessa Seelannissa* on jo julkaistu iPhonelle sovellus, jonka avulla swayta pystyy muokkaamaan myös offline-tilassa. Myös Android-sovellus on tekeillä.

Jos haluat muuntaa vanhoja PowerPoint-tiedostoja (tai PDF- tai Word-tiedostoja) Sway-muotoon, niiden tuonti onnistuu helposti ja erityisesti PowerPointista muunnettu Sway-esitys näyttää suorastaan hyvältä.

Muutama tärkeä huomio Swayn käyttöä aloittavalle:

  • Esitykset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Et voi asettaa käyttöoikeuksia ja kun olet lähettänyt kerran linkin esitykseen jollekulle, pääsee samalla linkillä kuka tahansa tarkastelemaan luomaasi Sway-esitystä. Salaisia esityksiä kannattaa siis vähintäänkin harkita tarkoin ennen Sway-esityksen tekemistä.
  • Ei tulostettavaksi! Voit samoin unohtaa mahdolliset tulostushaaveesi, sillä Swayllä tulostamisesta saat vain harmaita hiuksia.

Lempisovellukseni OneNote sekä Sway molemmat kannustavat siis paperittomaan työskentelyyn ja lisäksi vapauttavat sinut tallentamiselta. Tarvittavat tieto ja esitykset ovat aina käytettävissäsi. Helppoa, vai mitä?

Tässä vielä esimerkki Swayllä luodusta matkakertomuksesta:

*) Tekstin kirjoittamisen jälkeen iPhone sovellus on julkaistu myös seuraavissa maissa: Antigua and Barbuda, Australia, Bahamas, Barbados, Belize, Botswana, Canada, Cayman Islands, Dominica, Fiji, Gambia, Ghana, Grenada, Guyana, Hong Kong, India, Ireland, Jamaica, Kenya, Liberia, Malawi, Malta, Mauritius, Federated States of Micronesia, Namibia, New Zealand, Nigeria, Pakistan, Palau, Papua New Guinea, Philippines, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and The Grenadines, Seychelles, Sierra Leone, Singapore, Solomon Islands, South Africa, Swaziland, United Republic of Tanzania, Trinidad and Tobago, Uganda, United Kingdom, United States, and the British Virgin Islands.