Virtuaaliset työtilat helpottavat ryhmän johtamista

, , , ,

Anu NevalainenOlen SEYn toiseksi suurimman jäsenyhdistyksen, Pääkaupunkiseudun eläinsuojeluyhdistyksen, hallituksen jäsen. Hallitustoimintaan kuuluu valtava määrä isompia ja pienempiä tehtäviä. Pysyäksemme kärryillä ja muistaaksemme kaikki käsitellyt asiat sekä tehtävät työt tarvitaan paljon tiedostoja, käytäntöjä, listoja ja yhteinen paikka kaikelle tälle tiedolle. Vapaaehtoistoimintaan perustuvassa yhdistyksessä ei voi vaatia kovin vahvaa ja aikaa vievää johtamista puheenjohtajalta, joka on toimessaan päivätyönsä ohessa. Kuten jo aiemmassa blogikirjoituksessani paljastin, toimintaa helpottaaksemme ja johtamisen taakkaa keventääksemme olemme ottaneet käyttöön SharePoint-työtilaympäristön. Kiitos Microsoftin ohjelmistolahjoituksen, saimme sen vieläpä ilmaiseksi. Anna esitteli aiemmassa blogikirjoituksessaan johtamista vapaaehtoistoiminnan parissa, ja kerron nyt konkreettisia esimerkkejä SharePoint-työtilan tuomista helpotuksista yhdistystyöskentelyyn.

Työtilassamme on SharePoint-kirjasto, johon tallennamme kaikki hallituksen kokousten esityslistat, pöytäkirjat ja mahdolliset liitteet. Tietyn kokouksen tiedostot ovat helposti löydettävissä, sillä jokaisella tiedostolla on metatietona kokouspäivämäärä sekä läsnäolijat.

Työtilassamme on myös kalenteri, johon kirjaamme kaikki tapahtumat. Aiemmin tapahtumat, joihin osallistuimme, olivat kirjattuina vain hallituksen pöytäkirjoihin. Nyt yhdestä kalenterista näkee kerralla kaikki tapahtumat ja kalenteriin määriteltyjen kenttien avulla saamme selville, kuka hallituslainen oli vastuuhenkilö ja keitä vapaaehtoisia oli mukana auttamassa. Nettisivujemme päivittäjä saa poimittua listauksesta aina ajankohtaiset tapahtumat julkaistavaksi nettisivuillamme. Raportoitavuus helpottuu ja parannus vanhaan tapaan toimia on huomattava.

Tehtäväluettelo helpottaa ainakin omaa muistamistani, sillä nyt kirjautuessani työtilaan näen heti, mitä minun pitäisi hoitaa ja mihin mennessä. Tehtävälistaan kirjataan uusia tehtäviä hallituksen kokouksissa sekä akuuttien tehtävien ilmaantuessa. Aiemmin joitain pieniä asioita saattoi vain jäädä hoitamatta, sillä vastuullinen henkilö ja muutkin hallituksessa saattoivat unohtaa koko asian. Tehtäväluettelo helpottaa ryhmän johtamista ja puheenjohtajan pestiä huomattavasti, kun on vähemmän lankoja järjestyksessä pideltävänä ja asioita omassa seurattavien listalla. Työskentely on itsenäisempää, eikä puheenjohtajan tarvitse olla jatkuvasti muistuttamassa keskeneräisistä töistä.

Yhdistyksen vapaaehtoiset hoitokodit sisältävä Excel-tiedosto muuntui SharePoint-luetteloksi ja tiedoston sisältämät sarakeotsikot metatietokentiksi. Voimme suodattaa näkyville vain kullakin hetkellä aktiiviset hoitokodit sekä määritellä, mihin asti jokin hoitokoti on passiivinen (esim. loma-ajan) ja poissa näkyvistä. Näin henkilöitä ei tarvitse muistaa itse ottaa uudelleen esille, vaan SharePointin suodatetut näkymät hoitavat sen automaattisesti.

Myös yhdistykselle tulleet eläimet kirjataan omaan listaansa: mikä eläin, kuka on yhteyshenkilö, milloin eläin tuli yhdistykselle, missä hoitokodissa eläin on, mitä (eläinlääkärin) toimenpiteitä on tehty ja kenen luota löytyi uusi koti. Toimintakertomusta laadittaessa on helppo laskea edellisen vuoden eläinmäärät eläinlajeittain, ja myös historiatietojen tarkistaminen myöhemmin on helppoa.

Luetteloissa linkitämme tietoja. Esimerkiksi Yhdistykselle tulleet eläimet -luettelossa voi valita hoitokodiksi vain Hoitokoti-luetteloon kirjatun hoitokodin. Pöytäkirjat ja esityslistat -kirjastossa kokouspäiväksi voi valita vain tapahtumakalenteriin kirjatut kokouspäivät. Näin vältämme virheet ja pidämme tiedot yhtenäisinä. Hakutoiminnallisuudet ovat luettelossa paremmat kuin Excel-tiedostossa ja yhteiskäyttö on erittäin jouhevaa, kun jokainen voi rauhassa tehdä muokkauksia haluamalleen riville. Samoin hallituslaisten käytössä olevat erilaiset tietotekniset laitteet eivät aiheuta enää ongelmia, eikä Officen puuttuminen tai väärä ohjelmistoversio estä enää yhteiskäyttöä. Halutessaan luettelot on myös helppo nappia painamalla viedä Exceliin esim. kaavioiden piirtämistä tai tulostamista varten.

Kirjoittaja rakastaa SharePointia, OneNotea ja kaikkia muita Microsoftin Office-perheen tuottavuusratkaisuja. Hän on myös Cloudrivenin asiakaspalvelupäällikkö, kouluttaja ja kotikokki, joka leipoo mitä maukkaimmat kakut.